Para Qué Sirve Un Oficio – Tipos, Características, Partes Y Estructura.

Los oficios son un tipo de documento que sirven para comunicar diversas cosas. Como por ejemplo, disposiciones, informes, u órdenes. Sin embargo, también sirven para llevar a cabo gestiones o tramites de acuerdos. Como por ejemplo, invitaciones, felicitaciones, documentos de agradecimiento, documentos de colaboración, entre otros. Normalmente este tipo de redacciones son llevadas a cabo o realizadas en instituciones como: embajadas, municipios, ministerios, sindicatos, colegios profesionales, oficinas de gobierno, entre otros. En este artículo trataremos para qué sirve un oficio y más aspectos importantes del mismo.

Para qué sirve un oficio

Para qué sirve un oficio según su clasificación

Entre los tipos de oficios se encuentran:

-Oficio simple o directo: Es utilizado cuando el documento va dirigido a solo una persona. Por lo cual, podría ser en casos de petición, felicitación, agradecimiento, invitación a eventos u actividades deportivas o culturales. Como también cuando un gerente se quiere dirigir a una empresa para ejecutar o administrar algún servicio determinado.

-Oficio múltiple: Este tipo de oficio se utiliza cuando la información va dirigida a varias personas o destinarios. Por lo cual las dependencias o instituciones poseen el número de oficio, y dejan espacio o puntos suspensivos para poder escribir el cargo y nombre del destinario, obviamente solo cuando lo amerite el caso.

En este tipo de oficio, el texto está basado en la emisión de instrucciones, recomendaciones, ordenes, sugerencias o informaciones a distintos despachos u oficinas de forma simultánea. El trato que es considerado en este tipo de oficio es descendente, vertical y horizontal por cuanto va dirigido a jefes de instituciones del mismo nivel o jerarquía o subordinados.

-Oficio de transcripción: El término ”Transcripción” indica que el objetivo de este tipo de oficio u redacción. Por lo cual se podría decir que este documento sirve para transcribir todo el contenido de otro oficio, es decir, como se da en el original, sin ningún tipo de alteración. Todos los fragmentos o párrafos transcritos deben ir entre comillas y debe ser exactamente igual al original. Por medio de este tipo de documentos se pueden emitir; resoluciones directivas, circulares u otros casos del mismo oficio.

El tipo de relación y/o trato que se cumple a través de este documento es el de autoridad entre autoridades del mismo nivel o subordinados dentro y fuera. Por lo cual, estos documentos sirven para transcribir informes importantes o relevantes.

Para qué sirve un oficio

Estructura o partes de un oficio

Los oficios se encuentran estructurados de la siguiente forma:

  1. Lugar y fecha: Es lo primero que se debe escribir, se debe colocar el lugar de donde es enviado el documento, el día, mes y el año en curso.
  2. Numeración: En esta parte del oficio se escriben 3 datos importantes al igual que el memorándum. Primer va la palabra ”Oficio” en mayúscula, luego se coloca el número de expedición separado por una línea oblicua. Y luego de ello, se deben colocar las siglas de la oficina de procedencia y el año en curso, en letras mayúsculas separada por una línea oblicua.
  3. Destinario: Esta parte normalmente abarca unas 4 líneas o más, dependiendo lo requerido. Acá se debe colocar el cargo, el nombre completo, y el lugar de la persona a quien va dirigido el documento.
  4. Asunto: Es la cuarta parte y la palabra ”Asunto” debe ir escrita en mayúscula seguida de 2 puntos. Después, en resumen, se debe indicar con claridad el mensaje que será explicado en el cuerpo del documento.
  5. Referencia: Es la 5ta parte que se utiliza, y solo es cuando se necesite mencionar la numeración del documento recibido anteriormente, a cuyo contenido se le quiera dar respuesta.
  6. Cuerpo o texto: Esta realmente es la parte más importante de todas, acá se debe dar a conocer el mensaje en forma breve, clara y muy precisa.
  7. Despedida: En la despedida se debe mostrar cortesía y amabilidad. También existen expresiones conocidas, sin embargo, esta parte es opcional,
  8. Firma: La persona que envía la información o el documento debe firmar en la parte baja del documento.
  9. Iniciales: Se colocan las iniciales de la persona que escribió el documento, es opcional también.

Para qué sirve un oficio

Características de un oficio

Las características tanto físicas como internas de un oficio son:

  1. Por lo general el papel debe ser entre unos 20 o 22 cm de base por 31 o 33 cm de altura.
  2. La calidad del papel debe ser muy buena, por tal razón se prefiere el de hilo.
  3. El color del papel debe ser blanco, quedando para copias y comunicaciones internas las hojas de colores.
  4. Generalmente el color de la tinta debe ser negra o azul negro (oscuro).
  5. Debajo del membrete siempre se debe colocar el número de oficio.
  6. Normalmente el documento lleva colocado el sello de la dependencia que envía dicho mismo documento.
  7. El estilo de redacción debe ser clara, sobria, seria, concisa, natural, veraz y cortes
  8. Siempre debe tratar un solo asunto
  9. Generalmente siempre es escrito a máquina, es lo más recomendable.
  10. Se extiende en duplicado y en original.

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